Como se combina correspondencia en word

Generador de cartas combinadas

La combinación de correspondencia es una función de Microsoft Word que le ayuda a agilizar la creación de cartas, etiquetas, sobres, correos electrónicos y un directorio personalizados. Dado que la combinación de correspondencia no se encuentra entre las funciones de MS Word más utilizadas, es posible que algunos usuarios no sepan cómo realizar una combinación de correspondencia en Word para crear cartas, etiquetas y sobres.

Si está intentando ahorrar tiempo en personalizar manualmente cada carta, etiqueta u otros documentos, la combinación de correspondencia puede resultarle útil. Incluso si nunca has intentado crear una carta mail merge, el proceso es bastante sencillo, y te guiaremos a través de cada paso a continuación.

Microsoft Word tiene un asistente que te guía a través de la creación de cartas combinadas. El asistente le preguntará por la carta que desea utilizar y los destinatarios de la carta, así que asegúrese de que tiene una lista de destinatarios lista para insertar. Si no la tienes, no pasa nada, siempre puedes añadir una lista de destinatarios manualmente.

Cuando seleccione la hoja, verá la ventana Seleccionar tabla. Seleccione la(s) tabla(s) correspondiente(s). Asegúrate de marcar la casilla junto al texto La primera fila de datos contiene cabeceras de columna si es así para tus datos, y selecciona Aceptar.

Combinación de correspondencia en Excel

La combinación de correspondencia permite crear un lote de documentos personalizados para cada destinatario. Por ejemplo, un formulario de carta puede personalizarse para que se dirija a cada destinatario por su nombre. Se asocia al documento una fuente de datos, como una lista, una hoja de cálculo o una base de datos. Los marcadores de posición, llamados campos de fusión, indican a Word en qué parte del documento debe incluir la información de la fuente de datos.

Usted trabaja en el documento principal en Word, insertando campos de fusión para el contenido personalizado que desea incluir. Una vez finalizada la combinación de correspondencia, el documento de combinación generará una versión personalizada de sí mismo para cada nombre de la fuente de datos.

El primer paso para configurar una combinación de correspondencia es elegir la fuente de datos que se utilizará para la información personalizada. Las hojas de cálculo de Excel y las listas de contactos de Outlook son las fuentes de datos más comunes, pero cualquier base de datos que puedas conectar a Word funcionará. Si aún no tienes una fuente de datos, puedes incluso escribirla en Word, como parte del proceso de combinación de correspondencia.

El primer paso para configurar una combinación de correspondencia es elegir la fuente de datos que utilizarás para la información personalizada. Las hojas de cálculo de Excel y las listas de contactos de Outlook son las fuentes de datos más comunes, pero si aún no tiene una fuente de datos, puede escribirla en Word, como parte del proceso de combinación de correspondencia.

Fusionar campos palabra

Esta función suele emplearse en un documento de tratamiento de texto que contiene texto fijo (que es el mismo en cada documento de salida) y variables (que actúan como marcadores de posición que se sustituyen por texto de la fuente de datos palabra a palabra).

Es una potente herramienta para escribir una carta personalizada o un correo electrónico a muchas personas al mismo tiempo. Importa datos de otra fuente, como una hoja de cálculo, y los utiliza para sustituir los marcadores de posición del mensaje por la información pertinente para cada persona a la que se envía el mensaje.

La combinación de correspondencia se remonta a los primeros procesadores de texto para ordenadores personales, alrededor de 1980[4]. WordStar[4][5] fue quizás[6] el primero en ofrecer esta función,[7] originalmente a través de un programa auxiliar llamado Combinación de correspondencia. WordPerfect también ofrecía esta capacidad para sistemas CP/M y MS-DOS;[8] Microsoft Word la añadió más tarde,[9].

La fuente de datos suele ser una hoja de cálculo o una base de datos que tiene un campo o columna para cada variable de la plantilla. Cuando se ejecuta el proceso de combinación de correspondencia, el sistema de tratamiento de textos crea un documento de salida para cada fila de la base de datos, utilizando el texto fijo exactamente como aparece.

Carta en serie de Word a pdf

(Documento principal) Documento que contiene la información que es la misma para cada documento fusionado. El documento inicial contiene los nombres de campo para la información variable, como los nombres y direcciones que se insertarán.

Un archivo que contiene la información que se insertará en el documento principal durante una combinación de correspondencia. Por ejemplo, tiene registros que contienen los nombres y direcciones de las personas a las que se envía una carta combinada. Las hojas de cálculo de Excel, las bases de datos de Access o las tablas de documentos de Word son buenos ejemplos de fuentes de datos.

Un registro es un conjunto completo de campos de datos que se refieren a una sola cosa o persona. Por ejemplo, un registro único incluiría el nombre y los apellidos, la dirección, el número de teléfono y la fecha de nacimiento de una persona.

Un grupo de campos de combinación que forman una dirección en un documento de combinación de correspondencia. Por ejemplo, una dirección individual se compone de un nombre, una dirección postal, una ciudad, un estado y un código postal. Word puede insertar automáticamente todos los campos de dirección apropiados a la vez, para que no tengas que insertar tú mismo los cinco o seis campos de combinación.