La combinación de correspondencia de Word guarda documentos individuales
(Documento principal) Un documento que contiene la información que es la misma para cada documento fusionado. El documento inicial contiene los nombres de los campos para la información variable, como los nombres y las direcciones que se insertarán.
Un archivo que contiene la información que se insertará en el documento principal durante la combinación de correspondencia. Por ejemplo, tiene registros que contienen los nombres y direcciones de las personas a las que se envía una carta combinada. Las hojas de cálculo de Excel, las bases de datos de Access o las tablas de documentos de Word son buenos ejemplos de fuentes de datos.
Un registro es un conjunto de campos de datos que se refieren a una sola cosa o persona. Por ejemplo, un solo registro incluiría el nombre y los apellidos de una persona, su dirección, su número de teléfono y su fecha de nacimiento.
Un grupo de campos de fusión que conforman una dirección en un documento de fusión de correo. Por ejemplo, una dirección única está formada por un nombre, una dirección, una ciudad, un estado y un código postal. Word puede insertar automáticamente todos los campos de dirección apropiados a la vez, para que no tenga que insertar los cinco o seis campos de fusión usted mismo.
Combinación de correspondencia en word
Este artículo está escrito para los usuarios de las siguientes versiones de Microsoft Word: 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, Word en Microsoft 365 y 2021. Si utiliza una versión anterior (Word 2003 o anterior), es posible que este consejo no le sirva. Para una versión de este consejo escrita específicamente para versiones anteriores de Word, haga clic aquí: Búsqueda de caracteres.
Para realizar búsquedas de caracteres, primero debe habilitar la coincidencia de patrones permitiendo los comodines en sus búsquedas. Para ello, debe sacar las pestañas Buscar o Reemplazar del cuadro de diálogo Buscar y Reemplazar y hacer clic en el botón Más. En Word 2013 o una versión posterior, escribe Ctrl+F para que aparezca el panel de búsqueda en la parte izquierda de la ventana. Haz clic en la lupa y selecciona Búsqueda avanzada, que mostrará el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar; haz clic en Más. En el área expandida del cuadro de diálogo, asegúrate de que la casilla Usar comodines está seleccionada. Esto hace que Word interprete lo que hay en los cuadros Buscar qué y Reemplazar con de forma totalmente diferente que si la casilla no está seleccionada.
Combinación de correo
Hace poco alguien me escribió con un problema. Tenía un manuscrito de un libro, la mayor parte del cual estaba en inglés. También tenía algunos caracteres chinos intercalados en el texto. Necesitaba hacer algunas modificaciones sólo en las partes en caracteres chinos y esperaba no tener que revisar todo el documento de Microsoft Word línea por línea y cambiar los caracteres chinos frase por frase. Eso podría haberle llevado horas o incluso días.
Básicamente, lo que se busca es un rango de caracteres, como por ejemplo todo lo que va de la A a la Z. Pero en este caso se va a buscar todo lo que hay desde el principio hasta el final del conjunto de gráficos de Unicode relacionados con los caracteres chinos. Word llama a esto una búsqueda con comodines. Otros se refieren al uso de comodines como «expresiones regulares», o «regex» para abreviar.
La parte del final, {1,}, sólo le dice a Microsoft Word que busque una o más de las expresiones anteriores, por lo que localizará secciones enteras en caracteres chinos, no sólo un carácter a la vez. Esto le ahorrará mucho tiempo y problemas.
Kit de herramientas de combinación de correspondencia
En uno de nuestros artículos anteriores, vimos cómo combinar correspondencia de Excel a Word para enviar cartas o mensajes de correo electrónico personalizados. Resulta que utilizar la combinación de correspondencia de Word para automatizar la creación de un documento a partir de una hoja de cálculo de Excel puede presentar muchos problemas. Algunos campos pueden no rellenarse o rellenarse con información incorrecta. Los números formateados adecuadamente en Excel pueden no aparecer correctamente en un documento de Word. Los códigos postales pueden perder los ceros a la izquierda. Los consejos de solución de problemas que se ofrecen a continuación le ayudarán a solucionar los problemas típicos de formato de la combinación de correspondencia.
Al realizar una combinación de correspondencia desde una hoja de cálculo de Excel, algunos de sus datos numéricos pueden perder el formato después de pasar por la combinación. Los problemas suelen producirse con números formateados como porcentaje o moneda, o con números que contienen ceros a la izquierda, como los códigos postales.
La causa: Por defecto, Microsoft Word utiliza la conexión OLE DB, que extrae la información pero no los formatos. Como resultado, en un documento de Word, los datos aparecen en el formato en que se almacenan internamente en Excel, y no en el formato aplicado a las celdas.