Como hacer combinación de correspondencia paso a paso

Palabra de lista de correo

Para dar formato a los datos fusionados, debe dar formato a los campos de fusión en el documento principal. No formatee los datos en la fuente de datos, porque su formato no se conserva cuando los fusiona en el documento. Para cambiar el formato de los datos fusionados, siga estos pasos:

Para controlar otros aspectos del formato, pulse ALT+F9 para mostrar los códigos de los campos y, a continuación, añada interruptores a los campos combinados. Cuando se trabaja con campos, un conmutador es una instrucción especial que hace que se produzca una acción específica. Por lo general, un conmutador se añade a un campo para modificar un resultado. A continuación se presentan ejemplos de cómo utilizar los interruptores:

Cuando el asistente muestra el panel de tareas «Paso 5 Combinación de correspondencia», el asistente reemplaza cada uno de los campos de combinación en el documento principal que tiene el texto real de la primera entrada de la lista de destinatarios. Por ejemplo, si siguiera utilizando la base de datos de ejemplo mostrada anteriormente, la primera página debería parecerse a la siguiente después de hacer clic en Siguiente: Previsualice sus cartas:

Combinación de correo con diferentes archivos

(Documento principal) Un documento que contiene la información que es la misma para cada documento fusionado. El documento inicial contiene los nombres de los campos para la información variable, como los nombres y las direcciones que se insertarán.

Un archivo que contiene la información que se insertará en el documento principal durante la combinación de correspondencia. Por ejemplo, tiene registros que contienen los nombres y direcciones de las personas a las que se envía una carta combinada. Las hojas de cálculo de Excel, las bases de datos de Access o las tablas de documentos de Word son buenos ejemplos de fuentes de datos.

Un registro es un conjunto de campos de datos que se refieren a una sola cosa o persona. Por ejemplo, un solo registro incluiría el nombre y los apellidos de una persona, su dirección, su número de teléfono y su fecha de nacimiento.

Un grupo de campos de fusión que conforman una dirección en un documento de fusión de correo. Por ejemplo, una dirección única está formada por un nombre, una dirección, una ciudad, un estado y un código postal. Word puede insertar automáticamente todos los campos de dirección apropiados a la vez, para que no tenga que insertar los cinco o seis campos de fusión usted mismo.

Combinación de correo de Word

(Documento principal) Un documento que contiene la información que es la misma para cada documento fusionado. El documento inicial contiene los nombres de los campos para la información variable, como los nombres y las direcciones que se insertarán.

Un archivo que contiene la información que se insertará en el documento principal durante la combinación de correspondencia. Por ejemplo, tiene registros que contienen los nombres y direcciones de las personas a las que se envía una carta combinada. Las hojas de cálculo de Excel, las bases de datos de Access o las tablas de documentos de Word son buenos ejemplos de fuentes de datos.

Un registro es un conjunto de campos de datos que se refieren a una sola cosa o persona. Por ejemplo, un solo registro incluiría el nombre y los apellidos de una persona, su dirección, su número de teléfono y su fecha de nacimiento.

Un grupo de campos de fusión que conforman una dirección en un documento de fusión de correo. Por ejemplo, una dirección única está formada por un nombre, una dirección, una ciudad, un estado y un código postal. Word puede insertar automáticamente todos los campos de dirección apropiados a la vez, para que no tenga que insertar los cinco o seis campos de fusión usted mismo.

Fuente de datos Word

La función de combinación de correspondencia de Microsoft Word permite a los usuarios formar fácilmente cartas/correos electrónicos/etiquetas a partir del texto de un documento. Aprende los seis pasos para dominar esta función: Seleccionar el tipo de documento, iniciar el documento, seleccionar los destinatarios, escribir la carta, previsualizar la carta y, finalmente, combinar.

Repaso rápido de la combinación de correspondenciaSólo para asegurarnos de que empezamos con el mismo pie, empecemos con un breve resumen de la función de combinación de correspondencia en Word. Se encuentra en la pestaña de Correos en Word 2016, la función de combinación de correspondencia le permite combinar información individual (como nombres, direcciones, títulos e incluso información personalizada) con una carta de formulario, correo electrónico, etiqueta, etc.